Le Haut Conseil de l'Évaluation de la Recherche et de l'Enseignement Supérieur (HCERES) est une autorité administrative indépendante chargée d'évaluer les établissements d'enseignement supérieur, les organismes de recherche, les unités de recherche et les formations qui relèvent de sa compétence en France.
Un bureau transitoire entre deux sièges
À la fin de leur bail actuel et avant de s'installer dans leur futur siège à Châtelet en cours de travaux, le HCERES devait trouver une solution transitoire pour accueillir 150 collaborateurs pendant 15 mois. L'enjeu : maintenir la continuité opérationnelle tout en réduisant drastiquement les surfaces (de 6 000 m² à 1 000 m²) et expérimenter de nouveaux modes de travail via le flex-office.
Notre plan d'action en 3 étapes
Défi
- Réduire l'empreinte immobilière par 5 (de 6 000 m² à 1 000 m²)
- Gérer un timing serré entre sortie du bail actuel et installation transitoire
- Maintenir une localisation centrale dans Paris
- Expérimenter le flex-office pour 150 collaborateurs
- Assurer une transition fluide sans interruption d'activité
Méthodologie
- Analyse détaillée des besoins et contraintes de timing
- Étude d'optimisation spatiale pour réduire l'empreinte par 5
- Conception d'un modèle de flex-office adapté à l'administration publique
- Recherche ciblée de bureaux opérés en centre de Paris
- Space planning collaboratif pour maximiser chaque m²
Solution
- Identification d'un bureau opéré indépendant de 1 000 m²
- Négociation d'un contrat flexible de 15 mois avec services intégrés
- Conception et mise en place d'un flex-office optimisé
- Coordination complète du déménagement dans les délais
- Accompagnement des équipes dans l'adoption des nouveaux usages
Les résultats, en chiffres
Diminution de surface occupée grâce au flex-office
de réduction des coûts par poste versus budget initial
de satisfaction des collaborateurs
Un impact sur le recrutement
Ces bureaux flexibles et serviciels servent de vitrine de recrutement pour les jeunes recrues du HCERES. L'environnement de travail moderne et optimisé démontre l'engagement de l'institution envers l'innovation et le bien-être de ses équipes, facilitant l'attraction de nouveaux talents.
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